Fachschaftsfinanzen
Am Anfang jedes Semesters zahlt jede*r Studierende einen Semesterbeitrag, von dem ein Teil an Euch Fachschaften geht. Diesen könnt Ihr zur Finanzierung Eurer Aufgaben verwenden. Um regelmäßig wieder diesen Zuschuss zu erhalten, müsst Ihr eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen und einmal im Jahr euren Jahresabschluss und euren Haushaltsplan beim AStA abgeben. Nachdem diese kontrolliert wurden und für korrekt befunden wurden, werden Euch die Zuschüsse ausgezahlt. Grundlage für alle Vorgänge im Bereich der Finanzen ist die „Finanzsatzung der Studierendenschaft der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel“ in ihrer jeweils gültigen Fassung. Diese könnt ihr jeder Zeit hier auffinden.
Für weitere Fragen steht das AStA-Finanzreferat bereit.
Haushaltsplan vs. Jahresabschluss
| Jahresabschluss | Haushaltsplan |
|---|---|
| rechenschaft-ablegender Charakter | planender Charakter |
| Haushaltsjahr: 1. Oktober bis 30. September des Folgesjahres | |
| Belege über alle Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Haushaltsjahres - abzugeben nach Ablauf des HHJ bis 15. Januar | Planung der Einnahmen und Ausgaben des nächsten Haushaltsjahres - abzugeben bis zum 01. August also zwei Monate vor Beginn des neuen HHJ. |
| Inventarisierungsliste | Tabelle 'Haushaltsplan' |
| Protokoll der Entlasung durch die Fachschaft | Protokoll der Verabschiedung durch die Fachschaft |
| Kontoauszüge | |
Haushaltsplan
Formalien
Der Haushaltsplan für das am 01. Oktober beginnende Haushaltsjahr ist jährlich bis spätestens 01. August des Jahres beim AStA digital einzureichen. Zum Beispiel muss bis zum 01. August 2021 der Haushaltsplan 2021/22 eingereicht werden. Sollte dieser Tag aufs Wochenende oder auf einen gesetzlichen Feiertag des Landes Schleswig- Holstein fallen, verlängert sich diese Frist bis zum nächsten Werktag. Bei der Abgabe des Haushaltsplans sind folgende Unterlagen mit einzureichen:
- Das Anschreiben mit Kontodaten und Kontaktdaten der Fachschaft.
- Das Protokoll der Fachschaft indem der Haushaltsplan von der Fachschaft beschlossen wurde.
- Die Tabelle „Haushaltsplan“ mit den ausgefüllten Zahlen. Die aktuelle Exceltabelle erhaltet ihr auf der Website des Finanzreferats des AStA.
- Die ausgefüllte Excel Tabelle ist außerdem digital per E-Mail bei uns einzureichen als .xlsm Datei. Für die einzureichenden Dokumente möchten wir euch um folgendes Schema bitten: HHP_HHJ_FSV_vorläufig. Also z.B. HHP_2019_2020_FS_Raumfahrt_vorläufig. Ebenso bei Erklärungsdokumenten: Bitte in der Dateibezeichnung den Namen der Fachschaftsvertretung, das Haushaltsjahr und die Zugehörigkeit zum Haushaltsplan aufnehmen.
Es empfiehlt sich dringend, vor Beschluss des Haushaltes den Entwurf einmal vom Finanzreferat überprüfen zu lassen, BEVOR ihr ihn beschließt. Entsprechend solltet ihr spätestens Anfang Juli euren Haushaltsentwurf an das Finanzreferat schicken. Dies verhindert, dass ihr einen fehlerhaften Haushaltsplan beschließt und ggf. dann nach den Korrekturen einen erneuten Beschluss braucht.
Das Anschreiben
Für eine korrekte und fristgerechte Abgabe des Haushaltsplans wird ein Anschreiben benötigt. In diesem Anschreiben müssen folgende Daten vorhanden sein:
- Name und Anschrift eurer Fachschaft
- Folgender Satz: „Hiermit reichen wir den Haushaltsplan XX/YY ein“
- Eure Bankverbindung
- Die Funktionsemailadresse für Finanzen eurer Fachschaft.
Jeder Fachschaftsvertretung wurde eine E-Mailadresse für Fachschaftsfinanzen gestellt. Solltet ihr eure Funktions-Mail nicht kennen könnt ihr euch ebenfalls an das AStA-Finanzreferat wenden.
