Fachschaftsfinanzen
Am Anfang jedes Semesters zahlt jede*r Studierende einen Semesterbeitrag, von dem ein Teil an Euch Fachschaften geht. Diesen könnt Ihr zur Finanzierung Eurer Aufgaben verwenden. Um regelmäßig wieder diesen Zuschuss zu erhalten, müsst Ihr eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen und einmal im Jahr euren Jahresabschluss und euren Haushaltsplan beim AStA abgeben. Nachdem diese kontrolliert wurden und für korrekt befunden wurden, werden Euch die Zuschüsse ausgezahlt. Grundlage für alle Vorgänge im Bereich der Finanzen ist die „Finanzsatzung der Studierendenschaft der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel“ in ihrer jeweils gültigen Fassung. Diese könnt ihr jeder Zeit hier auffinden.
Für weitere Fragen steht das AStA-Finanzreferat bereit.
Haushaltsplan vs. Jahresabschluss
| Jahresabschluss | Haushaltsplan |
|---|---|
| rechenschaft-ablegender Charakter | planender Charakter |
| Haushaltsjahr: 1. Oktober bis 30. September des Folgesjahres | |
| Belege über alle Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Haushaltsjahres - abzugeben nach Ablauf des HHJ bis 15. Januar | Planung der Einnahmen und Ausgaben des nächsten Haushaltsjahres - abzugeben bis zum 01. August also zwei Monate vor Beginn des neuen HHJ. |
| Inventarisierungsliste | Tabelle 'Haushaltsplan' |
| Protokoll der Entlasung durch die Fachschaft | Protokoll der Verabschiedung durch die Fachschaft |
| Kontoauszüge | |
Haushaltsplan
Formalien
Der Haushaltsplan für das am 01. Oktober beginnende Haushaltsjahr ist jährlich bis spätestens 01. August des Jahres beim AStA digital einzureichen. Zum Beispiel muss bis zum 01. August 2021 der Haushaltsplan 2021/22 eingereicht werden. Sollte dieser Tag aufs Wochenende oder auf einen gesetzlichen Feiertag des Landes Schleswig- Holstein fallen, verlängert sich diese Frist bis zum nächsten Werktag. Bei der Abgabe des Haushaltsplans sind folgende Unterlagen mit einzureichen:
- Das Anschreiben mit Kontodaten und Kontaktdaten der Fachschaft.
- Das Protokoll der Fachschaft indem der Haushaltsplan von der Fachschaft beschlossen wurde.
- Die Tabelle „Haushaltsplan“ mit den ausgefüllten Zahlen. Die aktuelle Exceltabelle erhaltet ihr auf der Website des Finanzreferats des AStA.
- Die ausgefüllte Excel Tabelle ist außerdem digital per E-Mail bei uns einzureichen als .xlsm Datei. Für die einzureichenden Dokumente möchten wir euch um folgendes Schema bitten: HHP_HHJ_FSV_vorläufig. Also z.B. HHP_2019_2020_FS_Raumfahrt_vorläufig. Ebenso bei Erklärungsdokumenten: Bitte in der Dateibezeichnung den Namen der Fachschaftsvertretung, das Haushaltsjahr und die Zugehörigkeit zum Haushaltsplan aufnehmen.
Es empfiehlt sich dringend, vor Beschluss des Haushaltes den Entwurf einmal vom Finanzreferat überprüfen zu lassen, BEVOR ihr ihn beschließt. Entsprechend solltet ihr spätestens Anfang Juli euren Haushaltsentwurf an das Finanzreferat schicken. Dies verhindert, dass ihr einen fehlerhaften Haushaltsplan beschließt und ggf. dann nach den Korrekturen einen erneuten Beschluss braucht.
Das Anschreiben
Für eine korrekte und fristgerechte Abgabe des Haushaltsplans wird ein Anschreiben benötigt. In diesem Anschreiben müssen folgende Daten vorhanden sein:
- Name und Anschrift eurer Fachschaft
- Folgender Satz: „Hiermit reichen wir den Haushaltsplan XX/YY ein“
- Eure Bankverbindung
- Die Funktionsemailadresse für Finanzen eurer Fachschaft.
Jeder Fachschaftsvertretung wurde eine E-Mailadresse für Fachschaftsfinanzen gestellt. Solltet ihr eure Funktions-Mail nicht kennen könnt ihr euch ebenfalls an das AStA-Finanzreferat wenden.
Der Haushaltsplan
Ihr müsst die Höhe der geplanten Einnahmen und Ausgaben in jeder Titelgruppe mit eurer Fachschaft gemeinsam planen, da der Haushaltsplan bindenden Charakter hat. Wenn 500€ für die Titelgruppe „528 XX Ausgaben der Fachschaft für Veranstaltungen“ geplant werden, so muss dieser Wert auch eingehalten werden. (Sollte absehbar sein, dass ein Titel überschritten wird, so sieht die Finanzsatzung der Studierendenschaft die Erstellung eines Nachtragshaushaltes vor. Wie das geht, steht weiter unten.) Um diesen Abschnitt zu erstellen, nehmt ihr das Blatt „Haushaltsplan“ der Excel-Datei. In der Zeile 5 ändert ihr die Jahreszahl „Haushalt der Fachschaft A im Jahr 2019/2020“ auf das Haushaltsjahr des abzugebenden Haushaltsplans. Solltet ihr bei der Planung Schwierigkeiten haben, ist zu empfehlen, sich am Vorjahr zu orientieren. Solltet ihr also im vorherigen Haushaltsjahr keine besonderen Einnahmen oder Ausgaben gehabt haben und ihr plant, dass ihr dieses Jahr nichts ändern wollt, könnt ihr euch an den Zahlen aus eurer aktuellen Buchführung orientieren [weiteres zur Buchführung findet ihr unter den Punkt 3.3 laufende Buchführung]. Solltet ihr allerdings planen, vom Vorjahr abzuweichen, ist dies entsprechend zu planen. Für den Fall, dass sich die Planung eurer Haushaltstitel von der des Haushaltsplans des Vorjahres um 20% unterscheidet, gebt Ihr bitte eine erläuternde Begründung dazu ab. Die erfolgt bitte nach folgendem Modus:
Titel 381 XX (Fachschaftssemestergeld AStA): Der Titel fällt im Vergleich zum Vorjahr höher aus, da ein neuer Schlüssel zur Verteilung der Fachschaftsgelder beschlossen wurde, wovon die Fachschaft XX profitiert.
Titel 528 XX (Ausgaben für Veranstaltungen): Die Ausgaben für Veranstaltungen fallen in diesem Haushaltsjahr niedriger aus, als im Vorjahr, da diese Party Pandemie bedingt ausfallen musste.
Das Protokoll
Für eine korrekte und fristgerechte Abgabe des Haushaltsplans benötigen wir von euch das Protokoll über die Verabschiedung des Haushaltsplans. Das heißt, dass der Haushaltsplan von der Fachschaftsvertretung beschlossen werden muss. Hierbei ist zu beachten, dass die Namen der anwesenden Fachschaftsvertretungsmitglieder mit Vor- und Nachnamen notiert werden müssen. Für das Protokoll könnt ihr folgenden Mustertext verwenden:
Tagesordnungspunkt X
Der*Die Beauftragte für Fachschaftsfinanzen der Fachschaft XY, Person Y macht der Fachschaft XY einen Vorschlag für den Haushaltsplan des Haushaltsjahres 20XX/XY. Die Fachschaft diskutiert den Haushaltsplan und legt die Höhe der Titel fest. Diese sind der Anlage dieses Protokolls zu entnehmen. Die Person Z beantragt die Verabschiedung des Haushaltsplanes für das Haushaltsjahr 20XX/XY. Das genaue Abstimmungsergebnis lautet: Dafür __ / Dagegen __ / Enthaltung __
Der Nachtragshaushalt
§5 der Finanzsatzung schreibt folgendes vor: „Ist nach Ende des halben Haushaltsjahres ersichtlich, dass bis Ende des Haushaltsjahres in einzelnen Titeln Überschreitungen von über 10% des Ansatzes eintreten werden, so ist ein Nachtragshaushalt zu erstellen.“ Konkret bedeutet das: Wenn ihr im Laufe der ersten sechs Monate des Haushaltsjahres merkt, dass ihr in einem Titel mehr ausgebt, als ihr in eurem Haushaltsplan veranschlagt habt, muss ein Nachtragshaushalt beim AStA eingereicht werden. Aktualisiert dafür die Tabelle, die ihr schon eingereicht hat. Dazu legt ihr ein Protokoll der Fachschaftssitzung bei, die den Nachtragshaushalt verabschiedet hat sowie eine kurze Begründung, warum sich die Titel Außerplanmäßig erhöht hat.
Der Jahresabschluss
Formalien
Der Jahresabschluss für das am 30. September endende Haushaltsjahr ist jährlich bis spätestens 15. Januar des Folgejahres beim AStA einzureichen. Zum Beispiel muss bis zum 15. Januar 2022 der Jahresabschluss 2020/2021 eingereicht werden. Sollte dieser Tag aufs Wochenende oder auf einen gesetzlichen Feiertag des Landes Schleswig-Holstein fallen, verlängert sich diese Frist bis zum nächsten Werktag. Bei der Abgabe des Jahresabschluss sind folgende Unterlagen mit einzureichen:
- Das Anschreiben mit Kontodaten und Kontaktdaten der Fachschaft. Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 ist dieses mit in der Exceltabelle integriert. Muss aber weiterhin unterschrieben werden.
- Das Protokoll der Fachschaftssitzung, in welchem der Jahresabschluss von der Fachschaft festgestellt wurde.
- Inventarisierungsliste. Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 ist diese mit in der Exceltabelle integriert. Muss aber weiterhin unterschrieben werden.
- Die ausgefüllte Exceltabelle wird von uns, nach der Durchsicht des Jahresabschlusses, ausgedruckt und eingearbeitet. Die aktuelle Exceltabelle erhaltet ihr von uns per Email.
- Die ausgefüllte Excel Tabelle ist außerdem digital per E-Mail bei uns einzureichen als .xlsm-Datei.
Für die einzureichenden Dokumente möchten wird um folgendes Schema gebeten:
JA_HHJ_FSV_vorläufig
Also z.B. JA_2019_2020_FS_Raumfahrt_vorläufig.
Ebenso bei Erklärungsdokumenten: Bitte in der Dateibezeichnung den Namen der Fachschaftsvertretung, das Haushaltsjahr und die Zugehörigkeit zum Jahresabschluss aufnehmen.
Das Anschreiben
Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 findet sich das Anschreiben in der Exceltabelle unter dem Blatt "Anschreiben“. In eurem Anschreiben müssen folgende Daten vorhanden sein:
- Name und Anschrift eurer Fachschaft
- Folgender Satz: „Hiermit erkläre ich die formelle und rechnerische Richtigkeit der Monatsabschlüsse des Titelbuches für das Haushaltsjahr 20XX/20XY“
- Eure Bankverbindung
- Kontaktdaten des*der Finanzer*in
- Unterschrift (kann bei Besprechung des Jahresabschluss nachgeholt werden)
Das Protokoll
Die Fachschaft muss ihre*n Finanzbeauftragte*n für das abzuschließende Haushaltsjahr entlasten. Dazu ist dem Jahresabschluss das Protokoll der betreffenden Fachschaftssitzung beizufügen. Ihr verwendet folgenden Mustertext für das Protokoll:
Tagesordnungspunkt X Der*Die Beauftragte für Fachschaftsfinanzen der Fachschaft XY, Person Y, stellt der Fachschaft XY den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 20XX/YY vor. Jedes Fachschaftsmitglied hatte die Möglichkeit, den Jahresabschluss einzusehen.
Die Person Z beantragt die Entlastung des*der Finanzbeauftragten ________________ und des*der Fachschaftsvorsitzenden ___________________________________ für den Jahresabschluss 20XX/YY. Das genaue Abstimmungsergebnis lautet: Dafür __ / Dagegen __ / Enthaltung __
Inventarisierungsliste
Jede Fachschaft muss eine Inventarisierungsliste über jedes Haushaltsjahr anfertigen. Dort müssen alle Sachdinge wie z.B. Computer, Drucker, Telefone, etc - aufgeführt werden, die der Fachschaft gehören bzw. aus Studierendenschaftsgeldern angeschafft werden.
Die Liste muss bei jedem Gegenstand den tatsächlichen bzw. den Schätzwert enthalten.
Die Inventarisierungsliste ist ab den Jahresabschluss 2020/2021 in der Exceltabelle zu führen.
Ihr findet das entsprechende Blatt unter „Inventar“.
In die Tabelle sind folgende Angaben einzugeben:
- Das Anschaffungsjahr
- der Name eurer Fachschaft (das vereinfacht die spätere Aufstellung des Gesamtinventars durch das Finanzreferat)
- Bezeichnung des Inventars
- Restwert zum Anfang des Haushaltsjahres
- Anschaffungswert, Anschaffungsdatum
- Nutzmonate im Haushaltsjahr (hierbei zählt jeder angebrochene Monat, bei einer Anschaffung am 31.10. sind es trotzdem 12 Nutzmonate)
- AfA in Jahren.
Die Spalten AfA in % und Restwert am 30. September werden
automatisch berechnet. In den Folgejahren ist der Restwert am 30. September in die Spalte
Restwert am 01. Oktober zu übertragen.
Eine Liste über die Nutzungsdauer, also AfA in Jahren, von Wirtschaftsgütern, ist hier einzusehen.
Hierbei ist auch zu beachten, dass die beweglichen Gegenstände über die voraussichtliche Lebensdauer an Wert verlieren. Z. B. hat ein Computer eine gewöhnliche Nutzungsdauer von 3 Jahren. Ein 1000,- EUR PC ist also im Jahr der Anschaffung 1000 EUR wert, im zweiten Jahr 666 EUR, im dritten Jahr 333 EUR und im vierten Jahr 1 EUR. Er muss also nicht mehr inventarisiert werden.
Inventarisiert werden alle beweglichen Gegenstände, die einen Anschaffungswert von mindestens 150,- EUR/Stück. (Bruttopreis abzgl. Rabatt/Skonto, inkl. MwSt.) und eine voraussichtliche Lebensdauer von mindestens 3 Jahren haben. Inventarisierungspflichtige Gebrauchsgegenstände, die eine Sachgesamtheit darstellen, sind als solche zu inventarisieren. Kurzlebige Gebrauchsgegenstände (voraussichtliche Lebensdauer bis zu drei Jahren) sind nicht zu inventarisieren. Wesentliche Bestandteile von Gebäuden und Grundstücken, die fest installiert sind, sind ebenfalls nicht zu inventarisieren (z.B. Klimaanlagen, Heizungen, Waschbecken, Einbaumöbel, Jalousien etc., siehe auch Begriffsbestimmung unter Nr. 4). Standorte und Veränderungen der Standorte der Gegenstände sind zu dokumentieren. Achtung: Wenn ihr über keine inventarisierungspflichtigen Gegenstände verfügt, ergänzt bitte handschriftlich im Blatt „Inventar“ folgenden Passus:
„Hiermit erkläre ich, dass die Fachschaft XY der Christian-Albrechts-Universität über keine inventarisierungspflichtigen Gegenstände im Sinne der Inventarordnung der CAU zu Kiel verfügt.“
Das Blatt „Inventar“ ist von euch unterschrieben abzugeben. Dies kann im Rahmen der Besprechung des Jahresabschluss nachgeholt werden.