Fachschaftsfinanzen: Unterschied zwischen den Versionen
| (6 dazwischenliegende Versionen desselben Benutzers werden nicht angezeigt) | |||
| Zeile 89: | Zeile 89: | ||
== Der Jahresabschluss == | == Der Jahresabschluss == | ||
=== Formalien === | === Formalien === | ||
[[Datei:Jahresabschluss Fachschaften.png|mini|alternativtext=Jahresabschluss Fachschaften]] | |||
Der Jahresabschluss für das am 30. September endende Haushaltsjahr ist jährlich bis spätestens 15. Januar des Folgejahres beim AStA einzureichen. Zum Beispiel muss bis zum 15. Januar 2022 der Jahresabschluss 2020/2021 eingereicht werden. | Der Jahresabschluss für das am 30. September endende Haushaltsjahr ist jährlich bis spätestens 15. Januar des Folgejahres beim AStA einzureichen. Zum Beispiel muss bis zum 15. Januar 2022 der Jahresabschluss 2020/2021 eingereicht werden. | ||
Sollte dieser Tag aufs Wochenende oder auf einen gesetzlichen Feiertag des Landes Schleswig-Holstein fallen, verlängert sich diese Frist bis zum nächsten Werktag. | Sollte dieser Tag aufs Wochenende oder auf einen gesetzlichen Feiertag des Landes Schleswig-Holstein fallen, verlängert sich diese Frist bis zum nächsten Werktag. | ||
| Zeile 104: | Zeile 105: | ||
=== Das Anschreiben === | === Das Anschreiben === | ||
Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 findet sich das Anschreiben in der Exceltabelle unter dem Blatt "Anschreiben“. In eurem Anschreiben müssen folgende Daten vorhanden sein: | Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 findet sich das Anschreiben in der Exceltabelle unter dem Blatt "Anschreiben“. In eurem Anschreiben müssen folgende Daten vorhanden sein: | ||
* Name und Anschrift eurer Fachschaft | * Name und Anschrift eurer Fachschaft | ||
| Zeile 127: | Zeile 127: | ||
=== Inventarisierungsliste === | === Inventarisierungsliste === | ||
Jede Fachschaft muss eine Inventarisierungsliste über jedes Haushaltsjahr anfertigen. Dort müssen alle Sachdinge wie z.B. Computer, Drucker, Telefone, etc - aufgeführt werden, die der Fachschaft gehören bzw. aus Studierendenschaftsgeldern angeschafft werden.<br> | |||
Die Liste muss bei jedem Gegenstand den tatsächlichen bzw. den Schätzwert enthalten.<br> | |||
Die Inventarisierungsliste ist ab den Jahresabschluss 2020/2021 in der Exceltabelle zu führen.<br> | |||
Ihr findet das entsprechende Blatt unter „Inventar“. | |||
In die Tabelle sind folgende Angaben einzugeben: | |||
* Das Anschaffungsjahr | |||
* der Name eurer Fachschaft (das vereinfacht die spätere Aufstellung des Gesamtinventars durch das Finanzreferat) | |||
* Bezeichnung des Inventars | |||
* Restwert zum Anfang des Haushaltsjahres | |||
* Anschaffungswert, Anschaffungsdatum | |||
* Nutzmonate im Haushaltsjahr (hierbei zählt jeder angebrochene Monat, bei einer Anschaffung am 31.10. sind es trotzdem 12 Nutzmonate) | |||
* AfA in Jahren. | |||
Die Spalten AfA in % und Restwert am 30. September werden | |||
automatisch berechnet. In den Folgejahren ist der Restwert am 30. September in die Spalte | |||
Restwert am 01. Oktober zu übertragen. | |||
Eine Liste über die Nutzungsdauer, also AfA in Jahren, von Wirtschaftsgütern, ist [https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/AfA-Tabellen/Ergaenzende-AfA-Tabellen/AfA-Tabelle_AV.html hier] einzusehen. | |||
Hierbei ist auch zu beachten, dass die beweglichen Gegenstände über die voraussichtliche Lebensdauer an Wert verlieren. Z. B. hat ein Computer eine gewöhnliche Nutzungsdauer von 3 Jahren. Ein 1000,- EUR PC ist also im Jahr der Anschaffung 1000 EUR wert, im zweiten Jahr 666 EUR, im dritten Jahr 333 EUR und im vierten Jahr 1 EUR. Er muss also nicht mehr inventarisiert werden.<br> | |||
Inventarisiert werden alle beweglichen Gegenstände, die einen Anschaffungswert von mindestens 150,- EUR/Stück. (Bruttopreis abzgl. Rabatt/Skonto, inkl. MwSt.) und eine voraussichtliche Lebensdauer von mindestens 3 Jahren haben. Inventarisierungspflichtige Gebrauchsgegenstände, die eine Sachgesamtheit darstellen, sind als solche zu inventarisieren. Kurzlebige Gebrauchsgegenstände (voraussichtliche Lebensdauer bis zu drei Jahren) sind nicht zu inventarisieren. Wesentliche Bestandteile von Gebäuden und Grundstücken, die fest installiert sind, sind ebenfalls nicht zu inventarisieren (z.B. Klimaanlagen, Heizungen, Waschbecken, Einbaumöbel, Jalousien etc., siehe auch Begriffsbestimmung unter Nr. 4). Standorte und Veränderungen der Standorte der Gegenstände sind zu dokumentieren. Achtung: Wenn ihr über keine inventarisierungspflichtigen Gegenstände verfügt, ergänzt bitte handschriftlich im Blatt „Inventar“ folgenden Passus: | |||
<blockquote> | |||
„Hiermit erkläre ich, dass die Fachschaft XY der Christian-Albrechts-Universität über keine | |||
inventarisierungspflichtigen Gegenstände im Sinne der Inventarordnung der CAU zu Kiel | |||
verfügt.“ | |||
</blockquote> | |||
Das Blatt „Inventar“ ist von euch unterschrieben abzugeben. Dies kann im Rahmen der | |||
Besprechung des Jahresabschluss nachgeholt werden. | |||
=== Der Ordner === | === Der Ordner === | ||
Um die Korrektur zu erleichtern, wünschen wir von euch eine einheitliche Ordnerführung.<br> | |||
Zuallererst sortiert ihr am Anfang des Ordners euer Anschreiben, das Protokoll und die Inventarisierungsliste ein. Danach folgt die Exceltabelle. Richtet euch hierbei nach ihren Blättern. Die Blätter „Haushaltsplan“, „Haushaltsjahr_Übersicht“, „Jahresbilanz“ sind vorne weg einzuordnen. Die Monatsblätter „Oktober“ bis „September“ sind danach einzuordnen. Sie sind jeweils mit Ordnertrennern einzuteilen. Diese Trenner beschriftet ihr mit den jeweiligen Monatsnamen. Eure monatliche Buchführung sortiert ihr aufsteigend nach Belegnummern unter den jeweiligen Monatsblättern ein, Kontogebühren und die AStA Zuschüsse benötigen keine Belegnummern. Zum Schluss eines jeden Monats ist eine Kopie der Kontoauszüge für den Monat abzuheften. Alternativ akzeptieren wir auch einen Ausdruck der Umsätze aus dem Onlinebanking.<br> | |||
Ganz am Ende des Ordners sortiert ihr eure Originalkontoauszüge ein. | |||
=== Laufende Buchführung === | === Laufende Buchführung === | ||
'''Keine Buchung ohne Beleg, macht das bitte in der Fachschaft deutlich! <br>''' | |||
'''Belege im Kassenbuch sind von der*dem Finanzbeauftragten mit Datum gegenzuzeichnen.<br>''' | |||
'''Die Ausstellung eines Eigenbeleges, bei Verlust eines Beleges, ist ein absolutes | |||
Notfallinstrument und wird nur in absoluten Notfällen eingesetzt.<br>''' | |||
'''Die Barkasse ist regelmäßig zu zählen und muss protokolliert werden.<br>''' | |||
'''Wir empfehlen nachdrücklich, eine Barkasse nur im Notfall und Bedarfsfall zu führen!<br>''' | |||
Benutzt bitte bei Veranstaltungen das Dokument [https://asta.uni-kiel.de/download/zaehlprotokoll-fuer-barkassen/ Zählprotokoll für Barkassen.] | |||
Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 ist außerdem monatlich (außer September) der Konto- und | |||
Barkassenbestand einzutragen.<br> | |||
Dies erleichtert euch die Suche nach Buchungsfehlern. Die Spalte „Stand laut Buchführung“ wird automatisch ausgefüllt. Tragt im Rahmen eurer laufenden Buchführung den gezählten Kassenstand und den Kontostand laut Kontoauszug ein. | |||
=== Buchungsbeispiele === | === Buchungsbeispiele === | ||
=== Jahresabschluss === | === Jahresabschluss === | ||