Fachschaftsfinanzen: Unterschied zwischen den Versionen
| (12 dazwischenliegende Versionen desselben Benutzers werden nicht angezeigt) | |||
| Zeile 83: | Zeile 83: | ||
=== Der Nachtragshaushalt === | === Der Nachtragshaushalt === | ||
§5 der Finanzsatzung schreibt folgendes vor: „Ist nach Ende des halben Haushaltsjahres ersichtlich, dass bis Ende des Haushaltsjahres in einzelnen Titeln Überschreitungen von über 10% des Ansatzes eintreten werden, so ist ein Nachtragshaushalt zu erstellen.“ | |||
Konkret bedeutet das: Wenn ihr im Laufe der ersten sechs Monate des Haushaltsjahres merkt, dass ihr in einem Titel mehr ausgebt, als ihr in eurem Haushaltsplan veranschlagt habt, muss ein Nachtragshaushalt beim AStA eingereicht werden. | |||
Aktualisiert dafür die Tabelle, die ihr schon eingereicht hat. Dazu legt ihr ein Protokoll der Fachschaftssitzung bei, die den Nachtragshaushalt verabschiedet hat sowie eine kurze Begründung, warum sich die Titel Außerplanmäßig erhöht hat. | |||
== Der Jahresabschluss == | == Der Jahresabschluss == | ||
=== Formalien === | === Formalien === | ||
[[Datei:Jahresabschluss Fachschaften.png|mini|alternativtext=Jahresabschluss Fachschaften]] | |||
Der Jahresabschluss für das am 30. September endende Haushaltsjahr ist jährlich bis spätestens 15. Januar des Folgejahres beim AStA einzureichen. Zum Beispiel muss bis zum 15. Januar 2022 der Jahresabschluss 2020/2021 eingereicht werden. | |||
Sollte dieser Tag aufs Wochenende oder auf einen gesetzlichen Feiertag des Landes Schleswig-Holstein fallen, verlängert sich diese Frist bis zum nächsten Werktag. | |||
Bei der Abgabe des Jahresabschluss sind folgende Unterlagen mit einzureichen: | |||
# Das Anschreiben mit Kontodaten und Kontaktdaten der Fachschaft. Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 ist dieses mit in der Exceltabelle integriert. Muss aber weiterhin unterschrieben werden. | |||
# Das Protokoll der Fachschaftssitzung, in welchem der Jahresabschluss von der Fachschaft festgestellt wurde. | |||
# Inventarisierungsliste. Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 ist diese mit in der Exceltabelle integriert. Muss aber weiterhin unterschrieben werden. | |||
# Die ausgefüllte Exceltabelle wird von uns, nach der Durchsicht des Jahresabschlusses, ausgedruckt und eingearbeitet. Die aktuelle Exceltabelle erhaltet ihr von uns per Email. | |||
# Die ausgefüllte Excel Tabelle ist außerdem digital per E-Mail bei uns einzureichen als .xlsm-Datei. | |||
Für die einzureichenden Dokumente möchten wird um folgendes Schema gebeten: | |||
<blockquote> | |||
JA_HHJ_FSV_vorläufig | |||
</blockquote> Also z.B. JA_2019_2020_FS_Raumfahrt_vorläufig. | |||
Ebenso bei Erklärungsdokumenten: Bitte in der Dateibezeichnung den Namen der Fachschaftsvertretung, das Haushaltsjahr und die Zugehörigkeit zum Jahresabschluss aufnehmen. | |||
=== Das Anschreiben === | === Das Anschreiben === | ||
Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 findet sich das Anschreiben in der Exceltabelle unter dem Blatt "Anschreiben“. In eurem Anschreiben müssen folgende Daten vorhanden sein: | |||
* Name und Anschrift eurer Fachschaft | |||
* Folgender Satz: „Hiermit erkläre ich die formelle und rechnerische Richtigkeit der Monatsabschlüsse des Titelbuches für das Haushaltsjahr 20XX/20XY“ | |||
* Eure Bankverbindung | |||
* Kontaktdaten des*der Finanzer*in | |||
* Unterschrift (kann bei Besprechung des Jahresabschluss nachgeholt werden) | |||
=== Das Protokoll === | === Das Protokoll === | ||
[[Datei:Beispiel- Sitzungsvorlage Beschluss Jahresabschluss.png|mini|alternativtext=Beispiel - Sitzungsvorlage Beschluss Jahresabschluss]] | |||
Die Fachschaft muss ihre*n Finanzbeauftragte*n für das abzuschließende Haushaltsjahr entlasten. Dazu ist dem Jahresabschluss das Protokoll der betreffenden Fachschaftssitzung beizufügen. | |||
Ihr verwendet folgenden Mustertext für das Protokoll: | |||
<blockquote> | |||
'''Tagesordnungspunkt X''' | |||
Der*Die Beauftragte für Fachschaftsfinanzen der Fachschaft XY, Person Y, stellt der Fachschaft XY den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 20XX/YY vor. Jedes Fachschaftsmitglied hatte die Möglichkeit, den Jahresabschluss einzusehen. | |||
Die Person Z beantragt die Entlastung des*der Finanzbeauftragten <nowiki>________________</nowiki> und | |||
des*der Fachschaftsvorsitzenden <nowiki>___________________________________</nowiki> für den | |||
Jahresabschluss 20XX/YY. | |||
Das genaue Abstimmungsergebnis lautet: Dafür <nowiki>__</nowiki> / Dagegen <nowiki>__</nowiki> / Enthaltung <nowiki>__</nowiki> | |||
</blockquote> | |||
=== Inventarisierungsliste === | === Inventarisierungsliste === | ||
Jede Fachschaft muss eine Inventarisierungsliste über jedes Haushaltsjahr anfertigen. Dort müssen alle Sachdinge wie z.B. Computer, Drucker, Telefone, etc - aufgeführt werden, die der Fachschaft gehören bzw. aus Studierendenschaftsgeldern angeschafft werden.<br> | |||
Die Liste muss bei jedem Gegenstand den tatsächlichen bzw. den Schätzwert enthalten.<br> | |||
Die Inventarisierungsliste ist ab den Jahresabschluss 2020/2021 in der Exceltabelle zu führen.<br> | |||
Ihr findet das entsprechende Blatt unter „Inventar“. | |||
In die Tabelle sind folgende Angaben einzugeben: | |||
* Das Anschaffungsjahr | |||
* der Name eurer Fachschaft (das vereinfacht die spätere Aufstellung des Gesamtinventars durch das Finanzreferat) | |||
* Bezeichnung des Inventars | |||
* Restwert zum Anfang des Haushaltsjahres | |||
* Anschaffungswert, Anschaffungsdatum | |||
* Nutzmonate im Haushaltsjahr (hierbei zählt jeder angebrochene Monat, bei einer Anschaffung am 31.10. sind es trotzdem 12 Nutzmonate) | |||
* AfA in Jahren. | |||
Die Spalten AfA in % und Restwert am 30. September werden | |||
automatisch berechnet. In den Folgejahren ist der Restwert am 30. September in die Spalte | |||
Restwert am 01. Oktober zu übertragen. | |||
Eine Liste über die Nutzungsdauer, also AfA in Jahren, von Wirtschaftsgütern, ist [https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/AfA-Tabellen/Ergaenzende-AfA-Tabellen/AfA-Tabelle_AV.html hier] einzusehen. | |||
Hierbei ist auch zu beachten, dass die beweglichen Gegenstände über die voraussichtliche Lebensdauer an Wert verlieren. Z. B. hat ein Computer eine gewöhnliche Nutzungsdauer von 3 Jahren. Ein 1000,- EUR PC ist also im Jahr der Anschaffung 1000 EUR wert, im zweiten Jahr 666 EUR, im dritten Jahr 333 EUR und im vierten Jahr 1 EUR. Er muss also nicht mehr inventarisiert werden.<br> | |||
Inventarisiert werden alle beweglichen Gegenstände, die einen Anschaffungswert von mindestens 150,- EUR/Stück. (Bruttopreis abzgl. Rabatt/Skonto, inkl. MwSt.) und eine voraussichtliche Lebensdauer von mindestens 3 Jahren haben. Inventarisierungspflichtige Gebrauchsgegenstände, die eine Sachgesamtheit darstellen, sind als solche zu inventarisieren. Kurzlebige Gebrauchsgegenstände (voraussichtliche Lebensdauer bis zu drei Jahren) sind nicht zu inventarisieren. Wesentliche Bestandteile von Gebäuden und Grundstücken, die fest installiert sind, sind ebenfalls nicht zu inventarisieren (z.B. Klimaanlagen, Heizungen, Waschbecken, Einbaumöbel, Jalousien etc., siehe auch Begriffsbestimmung unter Nr. 4). Standorte und Veränderungen der Standorte der Gegenstände sind zu dokumentieren. Achtung: Wenn ihr über keine inventarisierungspflichtigen Gegenstände verfügt, ergänzt bitte handschriftlich im Blatt „Inventar“ folgenden Passus: | |||
<blockquote> | |||
„Hiermit erkläre ich, dass die Fachschaft XY der Christian-Albrechts-Universität über keine | |||
inventarisierungspflichtigen Gegenstände im Sinne der Inventarordnung der CAU zu Kiel | |||
verfügt.“ | |||
</blockquote> | |||
Das Blatt „Inventar“ ist von euch unterschrieben abzugeben. Dies kann im Rahmen der | |||
Besprechung des Jahresabschluss nachgeholt werden. | |||
=== Der Ordner === | === Der Ordner === | ||
Um die Korrektur zu erleichtern, wünschen wir von euch eine einheitliche Ordnerführung.<br> | |||
Zuallererst sortiert ihr am Anfang des Ordners euer Anschreiben, das Protokoll und die Inventarisierungsliste ein. Danach folgt die Exceltabelle. Richtet euch hierbei nach ihren Blättern. Die Blätter „Haushaltsplan“, „Haushaltsjahr_Übersicht“, „Jahresbilanz“ sind vorne weg einzuordnen. Die Monatsblätter „Oktober“ bis „September“ sind danach einzuordnen. Sie sind jeweils mit Ordnertrennern einzuteilen. Diese Trenner beschriftet ihr mit den jeweiligen Monatsnamen. Eure monatliche Buchführung sortiert ihr aufsteigend nach Belegnummern unter den jeweiligen Monatsblättern ein, Kontogebühren und die AStA Zuschüsse benötigen keine Belegnummern. Zum Schluss eines jeden Monats ist eine Kopie der Kontoauszüge für den Monat abzuheften. Alternativ akzeptieren wir auch einen Ausdruck der Umsätze aus dem Onlinebanking.<br> | |||
Ganz am Ende des Ordners sortiert ihr eure Originalkontoauszüge ein. | |||
=== Laufende Buchführung === | === Laufende Buchführung === | ||
'''Keine Buchung ohne Beleg, macht das bitte in der Fachschaft deutlich! <br>''' | |||
'''Belege im Kassenbuch sind von der*dem Finanzbeauftragten mit Datum gegenzuzeichnen.<br>''' | |||
'''Die Ausstellung eines Eigenbeleges, bei Verlust eines Beleges, ist ein absolutes | |||
Notfallinstrument und wird nur in absoluten Notfällen eingesetzt.<br>''' | |||
'''Die Barkasse ist regelmäßig zu zählen und muss protokolliert werden.<br>''' | |||
'''Wir empfehlen nachdrücklich, eine Barkasse nur im Notfall und Bedarfsfall zu führen!<br>''' | |||
Benutzt bitte bei Veranstaltungen das Dokument [https://asta.uni-kiel.de/download/zaehlprotokoll-fuer-barkassen/ Zählprotokoll für Barkassen.] | |||
Ab dem Jahresabschluss 2020/2021 ist außerdem monatlich (außer September) der Konto- und | |||
Barkassenbestand einzutragen.<br> | |||
Dies erleichtert euch die Suche nach Buchungsfehlern. Die Spalte „Stand laut Buchführung“ wird automatisch ausgefüllt. Tragt im Rahmen eurer laufenden Buchführung den gezählten Kassenstand und den Kontostand laut Kontoauszug ein. | |||
=== Buchungsbeispiele === | === Buchungsbeispiele === | ||
=== Jahresabschluss === | === Jahresabschluss === | ||